# Plantilla de Política interna de uso de IA > **Plantilla orientativa, no reemplaza asesoría legal.** Adáptela a su empresa y revísela con su abogado o con el responsable de protección de datos. --- ## Política de uso de herramientas de inteligencia artificial **[Razón social] · NIT [____]** Versión [1.0] · Aprobada por [cargo] el [fecha] · Próxima revisión: [fecha] ### 1. Objetivo Permitir que el equipo use herramientas de inteligencia artificial (IA) para trabajar mejor, protegiendo los datos personales, la información de la empresa y la calidad de lo que entregamos. ### 2. Alcance Aplica a todas las personas que trabajan para [Razón social]: empleados, contratistas, practicantes y proveedores con acceso a información de la empresa. Cubre cualquier herramienta de IA, en computadores, celulares o navegadores, propios o de la empresa. ### 3. Marco de referencia - **Ley 1581 de 2012** (protección de datos personales) y su reglamentación (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015). - **Circular Externa 002 del 21 de agosto de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):** lineamientos sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial. - Política de tratamiento de datos personales de [Razón social]: [enlace]. ### 4. Herramientas autorizadas | Herramienta | Tipo de cuenta | Usos permitidos | Responsable | |---|---|---|---| | [ej.: Copilot de Microsoft 365] | Empresarial | [____] | [____] | | [ej.: Gemini en Google Workspace] | Empresarial | [____] | [____] | | [____] | [____] | [____] | [____] | - Solo se usan las herramientas de esta lista. - Se prefieren **licencias empresariales que no usan sus datos para entrenar modelos**. Verifique esa condición en el contrato o en la configuración de cada herramienta. - Para agregar una herramienta, se solicita a [responsable] por [canal]. ### 5. Clasificación de la información | Nivel | Ejemplos | ¿Se puede usar con IA? | |---|---|---| | **Pública** | Contenido de la página web, catálogos publicados, normas | Sí, en herramientas autorizadas | | **Interna** | Procedimientos, plantillas, actas sin datos personales | Sí, solo en herramientas con licencia empresarial | | **Confidencial** | Estados financieros no publicados, contratos, precios, estrategia, código fuente | Solo con aprobación de [responsable] y en herramientas con licencia empresarial | | **Datos personales** | Nombres con cédula, teléfonos, correos, salarios, datos de nómina, historias clínicas, datos de menores | **No**, salvo despersonalizados (ver sección 7) | ### 6. Lo que nunca se sube a una herramienta de IA - Cédulas, NIT de personas naturales, direcciones o teléfonos asociados a un nombre. - Números de cuentas bancarias, tarjetas, claves o tokens de acceso. - Extractos bancarios, facturas electrónicas o nóminas **sin despersonalizar**. - Datos sensibles: salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, vida sexual, datos biométricos (Ley 1581, art. 5). - Datos de niños, niñas y adolescentes. - Información que un cliente o proveedor nos entregó bajo acuerdo de confidencialidad (NDA). - Contraseñas o credenciales de cualquier sistema. ### 7. Cómo despersonalizar antes de usar IA 1. Reemplace nombres por códigos: "Proveedor A", "Empleado 014". 2. Borre o enmascare cédulas, NIT, cuentas y teléfonos (ej.: 1.234.XXX.XXX). 3. Use rangos en vez de cifras exactas cuando la cifra identifique a alguien (salarios). 4. Quite columnas que no necesita para la tarea. 5. Si duda de que se pueda reidentificar a alguien, no lo suba y consulte a [responsable]. ### 8. Validación humana ("humano en el bucle") - La IA es un apoyo, no la autora final. Toda salida se revisa antes de enviarla, publicarla o usarla en una decisión. - Quien usa la IA responde por el resultado: verifica cifras, normas citadas, nombres y cálculos contra la fuente original. - No se toman decisiones sobre personas (contratación, evaluación, crédito, sanciones) solo con base en un resultado de IA. ### 9. Propiedad intelectual y transparencia - No suba a la IA obras, bases de datos o materiales de terceros si no tiene derecho a usarlos. - Revise que los textos, imágenes o código generados no copien contenido protegido antes de publicarlos. - Cuando un entregable a un cliente se haya hecho con apoyo importante de IA, [indíquelo / consúltelo con el líder del área]. - Los resultados creados para la empresa con herramientas autorizadas se tratan como información de la empresa. ### 10. Registro de usos Cada área lleva un registro simple de los usos recurrentes de IA: | Fecha | Área | Herramienta | Tarea | Tipo de información | ¿Despersonalizada? | Revisó | |---|---|---|---|---|---|---| Los usos nuevos que involucren datos personales se consultan antes con [responsable de datos]. Si hay riesgo alto, se documenta un estudio de impacto de privacidad antes de empezar, como recomienda la Circular 002 de 2024 de la SIC. ### 11. Responsables - **Dueño de la política:** [cargo]. - **Líder interno de gobernanza de datos por área:** [nombres o cargos]. Resuelve dudas y lleva el registro. - **Oficial o responsable de protección de datos:** [cargo]. Aprueba usos con datos personales. - **Todos:** cumplen la política y reportan incidentes. ### 12. Incidentes Si sube por error información confidencial o datos personales a una herramienta no autorizada: 1. Deje de usarla y borre la conversación si la herramienta lo permite. 2. Avise a [responsable] en menos de [24] horas por [canal]. 3. El responsable evalúa el caso y define las acciones. 4. Si hubo una violación de los códigos de seguridad con riesgo para los titulares, la empresa debe informarlo a la SIC (Ley 1581 de 2012, art. 17, lit. n). ### 13. Incumplimiento El incumplimiento de esta política se maneja según el reglamento interno de trabajo y los contratos vigentes: [describir escala: llamado de atención, proceso disciplinario, terminación del contrato o acciones legales según gravedad]. ### 14. Formación Toda persona que use IA en su trabajo recibe una inducción sobre esta política. La formación se refuerza al menos [una vez al año] o cuando cambie una herramienta. ### 15. Revisión Esta política se revisa cada [6] meses o antes si cambia la ley, una herramienta o un proceso. ### Aceptación Declaro que leí y entiendo esta política y me comprometo a cumplirla. Nombre: [____] · Cargo: [____] · Firma: [____] · Fecha: [____] --- **Fuentes oficiales** - Ley 1581 de 2012: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981 - Decreto 1377 de 2013: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=53646 - SIC, Circular Externa 002 de 2024: https://sedeelectronica.sic.gov.co/transparencia/normativa/circular-externa-2-de-2024-de-la-superintendencia-de-industria-y-comercio-lineamientos-sobre-el-tratamiento-de-datos - CONPES 4144 de 2025, Política Nacional de Inteligencia Artificial: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/4144.pdf > ¿Su equipo necesita aprender a aplicarla? Think TIC también ofrece capacitación en Habeas Data: https://thinktic.co/capacitacion-habeas-data-empresas/ --- Plantilla del Kit para llevar la IA a su empresa · Think TIC S.A.S. · versión 1.0 · https://thinktic.co/kit-capacitacion-ia-empresas/