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Caso de negocio en 1 página
Propuesta: programa de adopción de IA para el área de [____]
1El problema
Nuestro equipo de [____] personas dedica cerca de [____] horas a la semana a tareas repetitivas: [ej.: conciliaciones, informes, correos, plantillas].
Algunas personas ya usan IA por su cuenta, sin reglas ni licencias de la empresa. [Sí / No / No sabemos]
No tenemos una política escrita sobre qué datos se pueden subir a una herramienta de IA.
2El costo de no hacer nada
Horas que se siguen yendo
[____] horas al mes en tareas que podrían tomar menos tiempo.
Riesgo de datos
Si alguien sube datos personales a una herramienta sin control, la empresa responde. La Ley 1581 de 2012 prevé multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales (art. 23).
Uso desordenado
En una encuesta global, el 78 % de quienes usan IA en el trabajo llevan sus propias herramientas, y solo el 39 % recibió formación de su empresa (Microsoft y LinkedIn, Work Trend Index 2024).
3La propuesta
Un programa de adopción, no un curso suelto:
Diagnóstico previo de procesos y nivel del equipo.
Taller práctico con casos de nuestra área y datos despersonalizados.
Política interna de uso de IA (qué se sube, qué no, quién revisa).
Seguimiento a los 30 y 60 días para medir uso real.
4Inversión
Formato
Incluye
Valor + IVA
Virtual inmersivo
2 o 3 sesiones sincrónicas virtuales
$6.000.000
Inmersión presencial 8 h + seguimiento
Jornada de 8 h, seguimiento a 30 y 60 días, líder interno de gobernanza de datos
$7.146.000
Híbrido
1 sesión virtual de nivelación + 1 presencial práctica (hackathon); el cliente cubre viáticos
$7.500.000
Híbrido todo incluido
Igual que el híbrido; Think TIC gestiona traslados y viáticos desde Bucaramanga
$9.750.000
Precio por programa para el grupo, no por persona. Valores + IVA.
5Retorno estimado (complete con sus cifras)
APersonas del equipopersonas
BHoras por persona a la semana en tareas repetitivash
C% de ese tiempo que esperamos reducir (supuesto a validar)%
DCosto mensual por persona (salario + prestaciones + aportes)COP
EHoras laborales al mes · Jornada de 42 h semanales (Ley 2101 de 2021) × 4,33182h
IInversión (valor del formato, sin IVA)COP
Horas recuperadas al mesA × B × 4.33 × (C/100)
Valor de la horaD / E
Beneficio mensualhoras × valor_hora
Meses para recuperar la inversiónI / beneficio
Ejemplo hipotético (no es promesa)
20 personas × 3 h/semana × 4,33 × 30 % = 78 h al mes. Con un costo de $4.000.000 por persona, la hora vale $21.978. Beneficio: $1.713.000 al mes. Una inversión de $7.146.000 se recupera en unos 4 meses.
Dato real de referencia: en la sesión de seguimiento de un taller de Think TIC, un equipo contable reportó que ahora prepara las plantillas de terceros en Excel en 5 minutos, cuando antes le tomaban una hora. Nombre del cliente protegido por acuerdo de confidencialidad (NDA).
6Riesgos que se controlan
Riesgo
Cómo se controla
Fuga de datos personales o confidenciales
Política de uso, licencias empresariales que no usan sus datos para entrenar modelos, datos despersonalizados
Errores de la IA ("alucinaciones")
Validación humana obligatoria antes de usar cualquier resultado
Taller que se olvida en una semana
Seguimiento a 30 y 60 días con métricas de adopción
Inversión sin resultado medible
Línea base de horas antes del taller y medición después
7Siguiente paso
Aprobar un diagnóstico sin costo de 30 minutos con Think TIC para confirmar el formato y las cifras.
Cifras: Ley 1581 de 2012, art. 23 · Microsoft y LinkedIn, Work Trend Index 2024 · jornada de 42 h: Ley 2101 de 2021.
Pieza 2 de 6 · Autoevaluación
Índice de preparación IA del equipo
10 preguntas, 3 minutos. Sepa si su equipo está listo para usar IA con método y reglas claras.
Responda pensando en su área, no en toda la empresa. Elija la opción que mejor describe lo que pasa hoy, no lo que planean hacer. Si hay mezcla, elija la que describe a la mayoría.
¿Dónde vive la información que su equipo usa a diario?
0Dispersa en correos, WhatsApp y archivos personales
1En carpetas compartidas, pero cada quien la organiza a su manera
2En sistemas o carpetas con estructura común y un responsable
¿Las tareas repetitivas del área están escritas paso a paso?
0No, cada persona sabe cómo hacer lo suyo
1Algunas, pero están incompletas o desactualizadas
2Sí, las principales están documentadas y vigentes
¿Con qué tipo de cuentas usa hoy su equipo herramientas de IA (ChatGPT, Gemini, Copilot u otras)?
0Principalmente cuentas personales o gratuitas, o no sabemos con cuáles
1Una mezcla de cuentas personales y licencias de la empresa, o nadie la usa todavía
2Solo licencias empresariales autorizadas por la empresa
¿Existe una política escrita sobre el uso de IA en la empresa? Crítica · ×1,5
0No existe
1Hay indicaciones verbales o un correo, pero nada formal
2Sí, escrita, comunicada y aceptada por el equipo
¿Su equipo sabe qué datos nunca debe subir a una herramienta de IA? Crítica · ×1,5
0No, nunca se ha hablado del tema
1Algunos lo intuyen, pero no hay reglas claras
2Sí: hay clasificación de datos y saben despersonalizarlos
¿Hay un directivo que respalde la adopción de IA y asigne tiempo para ella? Crítica · ×1,5
0No, la dirección aún no está convencida
1Hay interés, pero sin tiempo ni presupuesto asignados
2Sí, con responsable, tiempo y presupuesto
¿Cómo describe el nivel de su equipo con la IA?
0Básico: no saben dar buenas instrucciones ni verificar resultados
1Desigual: unos pocos entusiastas avanzan solos
2La mayoría la usa con método y revisa lo que produce
¿Sabe cuánto tiempo toman hoy las tareas que quiere mejorar?
0No lo sabemos
1Tenemos estimaciones a ojo
2Sí, con tiempos medidos o indicadores
¿Tienen identificadas las tareas donde la IA ayudaría más?
0No
1Hay ideas sueltas
2Sí, una lista priorizada por impacto y con responsable
¿Quién revisa lo que produce la IA antes de usarlo o enviarlo?
0Nadie en particular: se copia y se pega
1Depende de cada persona
2Regla clara: todo resultado lo revisa un responsable
Cómo se calcula
Sume los puntos de cada respuesta. Las 3 preguntas críticas (política, datos personales y respaldo directivo) valen ×1,5. Máximo: 23 puntos. Puntaje final = redondear(100 × puntos ÷ 23).
Si alguna pregunta crítica (4, 5, 6) tiene 0 puntos: Rojo · Resuelva lo crítico primero, sin importar el puntaje.
Si no, con puntaje final menor que 40: Rojo · Fortalezca la base operativa.
Si no, con puntaje final menor que 70: Amarillo · Pruebe en un entorno controlado.
Con 70 o más: si alguna crítica tiene 1 punto, el tope es Amarillo; si todas las críticas tienen 2: Verde · Listo para escalar con método.
Rojo · Resuelva lo crítico primero
Una respuesta crítica (política de uso, datos personales o respaldo directivo) está en rojo. Según el semáforo CAUCE, un rojo crítico bloquea: si acelera así, aumenta el riesgo con los datos y nadie mide los resultados.
Adapte y apruebe la plantilla de política de uso de IA de este kit.
Explique al equipo qué datos nunca se suben y cómo despersonalizarlos.
Presente el caso de negocio de 1 página y pida un diagnóstico sin costo.
Diagnóstico sin costo + Virtual inmersivo · Desde $6.000.000 + IVA por programa
Rojo · Fortalezca la base operativa
Su equipo tiene reglas y respaldo, pero la base operativa todavía es baja: información dispersa, procesos sin documentar o poca práctica con la IA. Si acelera ahora, la IA repetirá el desorden en lugar de resolverlo.
Escriba paso a paso las 3 tareas que más tiempo consumen.
Reúna la información de esas tareas en una carpeta o sistema único con responsable.
Mida cuánto toman hoy esas tareas para tener línea base.
Virtual inmersivo enfocado en fundamentos y casos del rol · Desde $6.000.000 + IVA por programa
Amarillo · Pruebe en un entorno controlado
Su equipo tiene bases, pero aún hay vacíos en reglas, habilidades o medición. Puede avanzar con pruebas controladas y datos despersonalizados, no con procesos reales a gran escala.
Elija 2 tareas repetitivas y pruébelas solo con datos ficticios o despersonalizados (sandbox).
Mida el tiempo de esas tareas antes y después para tener línea base.
Nombre un líder interno de gobernanza de datos que cuide la política y resuelva dudas.
Inmersión presencial 8 h + seguimiento · $7.146.000 + IVA por programa
Verde · Listo para escalar con método
Su equipo tiene reglas, respaldo y hábitos de verificación. Está listo para llevar la IA a procesos reales por rol y medir el impacto.
Priorice 3 casos de uso por rol con impacto medible.
Cree archivos de contexto permanentes para que todos usen los mismos criterios.
Evalúe qué tareas conviene automatizar con un MVP o un tablero (dashboard).
Híbrido (nivelación virtual + hackathon presencial) · $7.500.000 + IVA por programa (o $9.750.000 + IVA todo incluido)
Autoevaluación orientativa. No reemplaza un diagnóstico profesional. Semáforo de madurez de la metodología CAUCE de Think TIC (https://thinktic.co/cauce_v2/): un rojo crítico bloquea; amarillo solo habilita pruebas controladas (sandbox).
Pieza 3 de 6 · Documento editable (Word / Google Docs)
Plantilla de Política interna de uso de IA
Plantilla orientativa, no reemplaza asesoría legal. Adáptela a su empresa y revísela con su abogado o con el responsable de protección de datos.
Política de uso de herramientas de inteligencia artificial
1Objetivo
Permitir que el equipo use herramientas de inteligencia artificial (IA) para trabajar mejor, protegiendo los datos personales, la información de la empresa y la calidad de lo que entregamos.
2Alcance
Aplica a todas las personas que trabajan para [Razón social]: empleados, contratistas, practicantes y proveedores con acceso a información de la empresa. Cubre cualquier herramienta de IA, en computadores, celulares o navegadores, propios o de la empresa.
3Marco de referencia
Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales) y su reglamentación (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015).
Circular Externa 002 del 21 de agosto de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): lineamientos sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
Política de tratamiento de datos personales de [Razón social]: [enlace].
4Herramientas autorizadas
Herramienta
Tipo de cuenta
Usos permitidos
Responsable
[ej.: Copilot de Microsoft 365]
Empresarial
[____]
[____]
[ej.: Gemini en Google Workspace]
Empresarial
[____]
[____]
[____]
[____]
[____]
[____]
Solo se usan las herramientas de esta lista.
Se prefieren licencias empresariales que no usan sus datos para entrenar modelos. Verifique esa condición en el contrato o en la configuración de cada herramienta.
Para agregar una herramienta, se solicita a [responsable] por [canal].
5Clasificación de la información
Nivel
Ejemplos
¿Se puede usar con IA?
Pública
Contenido de la página web, catálogos publicados, normas
Sí, en herramientas autorizadas
Interna
Procedimientos, plantillas, actas sin datos personales
Sí, solo en herramientas con licencia empresarial
Confidencial
Estados financieros no publicados, contratos, precios, estrategia, código fuente
Solo con aprobación de [responsable] y en herramientas con licencia empresarial
Datos personales
Nombres con cédula, teléfonos, correos, salarios, datos de nómina, historias clínicas, datos de menores
No, salvo despersonalizados (ver sección 7)
6Lo que nunca se sube a una herramienta de IA
Cédulas, NIT de personas naturales, direcciones o teléfonos asociados a un nombre.
Números de cuentas bancarias, tarjetas, claves o tokens de acceso.
Extractos bancarios, facturas electrónicas o nóminas sin despersonalizar.
Datos sensibles: salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, vida sexual, datos biométricos (Ley 1581, art. 5).
Datos de niños, niñas y adolescentes.
Información que un cliente o proveedor nos entregó bajo acuerdo de confidencialidad (NDA).
Contraseñas o credenciales de cualquier sistema.
7Cómo despersonalizar antes de usar IA
Reemplace nombres por códigos: "Proveedor A", "Empleado 014".
Borre o enmascare cédulas, NIT, cuentas y teléfonos (ej.: 1.234.XXX.XXX).
Use rangos en vez de cifras exactas cuando la cifra identifique a alguien (salarios).
Quite columnas que no necesita para la tarea.
Si duda de que se pueda reidentificar a alguien, no lo suba y consulte a [responsable].
8Validación humana ("humano en el bucle")
La IA es un apoyo, no la autora final. Toda salida se revisa antes de enviarla, publicarla o usarla en una decisión.
Quien usa la IA responde por el resultado: verifica cifras, normas citadas, nombres y cálculos contra la fuente original.
No se toman decisiones sobre personas (contratación, evaluación, crédito, sanciones) solo con base en un resultado de IA.
9Propiedad intelectual y transparencia
No suba a la IA obras, bases de datos o materiales de terceros si no tiene derecho a usarlos.
Revise que los textos, imágenes o código generados no copien contenido protegido antes de publicarlos.
Cuando un entregable a un cliente se haya hecho con apoyo importante de IA, [indíquelo / consúltelo con el líder del área].
Los resultados creados para la empresa con herramientas autorizadas se tratan como información de la empresa.
10Registro de usos
Cada área lleva un registro simple de los usos recurrentes de IA:
Fecha
Área
Herramienta
Tarea
Tipo de información
¿Despersonalizada?
Revisó
Los usos nuevos que involucren datos personales se consultan antes con [responsable de datos]. Si hay riesgo alto, se documenta un estudio de impacto de privacidad antes de empezar, como recomienda la Circular 002 de 2024 de la SIC.
11Responsables
Dueño de la política:[cargo].
Líder interno de gobernanza de datos por área:[nombres o cargos]. Resuelve dudas y lleva el registro.
Oficial o responsable de protección de datos:[cargo]. Aprueba usos con datos personales.
Todos: cumplen la política y reportan incidentes.
12Incidentes
Si sube por error información confidencial o datos personales a una herramienta no autorizada:
Deje de usarla y borre la conversación si la herramienta lo permite.
Avise a [responsable] en menos de [24] horas por [canal].
El responsable evalúa el caso y define las acciones.
Si hubo una violación de los códigos de seguridad con riesgo para los titulares, la empresa debe informarlo a la SIC (Ley 1581 de 2012, art. 17, lit. n).
13Incumplimiento
El incumplimiento de esta política se maneja según el reglamento interno de trabajo y los contratos vigentes: [describir escala: llamado de atención, proceso disciplinario, terminación del contrato o acciones legales según gravedad].
14Formación
Toda persona que use IA en su trabajo recibe una inducción sobre esta política. La formación se refuerza al menos [una vez al año] o cuando cambie una herramienta.
15Revisión
Esta política se revisa cada [6] meses o antes si cambia la ley, una herramienta o un proceso.
✓Aceptación
Declaro que leí y entiendo esta política y me comprometo a cumplirla.
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Temario por rol
Módulo 0 (1 hora, todos los roles): qué es y qué no es la IA generativa, cómo dar instrucciones claras, cómo verificar resultados y la política de uso de la empresa.
Gerencia y dirección
Para qué: Decidir mejor y más rápido, sin depender de que alguien "le arme el informe".
Resumen ejecutivo de informes largos (financieros, comerciales, de auditoría) en una página.
Preparación de juntas: agenda, puntos de decisión y preguntas difíciles que le pueden hacer.
Comparación de propuestas de proveedores con una matriz de criterios.
Borrador de la política de uso de IA y del plan de adopción por áreas.
Entregable: Tablero de prioridades de IA de la empresa (3 casos por área, con responsable y métrica).
Comercial y marketing
Para qué: Responder más rápido y con mensajes consistentes.
Respuestas a preguntas frecuentes de clientes con el tono de la marca.
Propuestas comerciales a partir de una plantilla y las notas de la reunión.
Ideas y calendario de contenidos para redes, con revisión humana antes de publicar.
Análisis de objeciones y comentarios de clientes (despersonalizados) para mejorar el discurso.
Entregable: Biblioteca de instrucciones (prompts) del área y una guía de tono de marca para la IA.
Financiero y contable
Para qué: Menos digitación y más revisión de calidad.
Saneamiento de terceros: validar el dígito de verificación del NIT (módulo 11) y preparar plantillas de carga al ERP.
Conciliación bancaria asistida: cruzar el extracto contra el auxiliar contable y listar diferencias para revisar.
Validación de nómina contra la PILA para detectar diferencias antes de que lleguen a la UGPP.
Resumen ejecutivo de estados financieros para junta directiva.
Entregable: Archivo de contexto permanente del área (criterios contables, formatos y reglas) que todo el equipo usa igual.
Operaciones y administrativo
Para qué: Procesos claros que no dependan de una sola persona.
Convertir un proceso que "vive en la cabeza de alguien" en un procedimiento paso a paso (SOP).
Actas de reunión con tareas, responsables y fechas.
Respuesta a solicitudes internas frecuentes con plantillas.
Revisión de inventarios o reportes en hojas de cálculo para encontrar inconsistencias.
Entregable: 2 procedimientos documentados y una plantilla de acta con seguimiento de compromisos.
Talento humano
Para qué: Menos tiempo en documentos, más tiempo con las personas.
Descripciones de cargo y perfiles a partir de las funciones reales.
Planes de inducción y material de formación interna.
Análisis de encuestas de clima con respuestas anonimizadas.
Entregable: Kit de inducción con apoyo de IA y la política de uso de IA lista para socializar.
La IA no decide contrataciones, evaluaciones ni sanciones; apoya, y una persona decide.
Caso real: Red educativa con sedes en varias regiones de Colombia
Nombre del cliente protegido por acuerdo de confidencialidad (NDA).
Taller presencial en Bogotá (20 de agosto de 2026) y seguimiento virtual a los 30 días (17 de septiembre de 2026) con cerca de 20 personas del equipo contable de varias sedes.
Retos trabajados
Saneamiento de terceros con dígito de verificación (módulo 11) y plantillas para el ERP.
Conciliación bancaria auditada cruzando cerca de 1.200 movimientos del extracto contra el auxiliar contable.
Validación de nómina contra la PILA para prevenir riesgos ante la UGPP.
Resumen ejecutivo para junta directiva.
Archivos de contexto permanentes para estandarizar criterios del equipo.
Resultados reportados
El equipo reportó que ahora prepara las plantillas de terceros en Excel en 5 minutos, cuando antes le tomaban una hora.
Usos en normatividad, redacción y depuración de información.
Pidieron extender la capacitación a todo el equipo financiero y administrativo.
Preocupación resuelta: Miedo a subir facturas electrónicas o extractos. Respuesta: política de uso, licencias empresariales que no usan sus datos para entrenar modelos y datos despersonalizados.
Resultados reportados por los participantes; pueden variar según el equipo, los procesos y las herramientas.
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Checklist para elegir proveedor de capacitación en IA
Haga estas 10 preguntas antes de firmar. Si un proveedor no puede responder 3 o más, siga buscando.
1
¿Hacen un diagnóstico antes del taller?
Conviene: Sí: entrevista o encuesta sobre procesos, herramientas y nivel del equipo
Alerta: El mismo temario para todos los clientes
2
¿Los ejercicios son casos de nuestro rol?
Conviene: Sí: retos con tareas reales del área y datos despersonalizados
Alerta: Solo ejemplos genéricos ("escriba un poema")
3
¿Nos ayudan a crear una política de uso de IA?
Conviene: Sí: entregan una política o la adaptan con ustedes
Alerta: "Eso lo ve su área jurídica" sin más
4
¿Cómo protegen nuestros datos durante el taller?
Conviene: Datos despersonalizados, licencias empresariales que no usan sus datos para entrenar modelos
Alerta: Pedirles archivos reales sin despersonalizar
5
¿Firman acuerdo de confidencialidad (NDA)?
Conviene: Sí, antes de recibir cualquier información
Alerta: Dudas o "no es necesario"
6
¿Qué seguimiento hay después del taller?
Conviene: Sesiones a los 30 y 60 días para resolver bloqueos reales
Alerta: Termina el día del taller
7
¿Cómo medimos la adopción?
Conviene: Línea base de tiempos, uso semanal, casos implementados
Alerta: "Encuesta de satisfacción" como única métrica
8
¿Quiénes son los facilitadores y cómo verifico su experiencia?
Conviene: Nombres reales, perfiles públicos (LinkedIn, publicaciones) y experiencia docente o técnica comprobable
Alerta: Perfiles anónimos o sin trayectoria verificable
9
¿Pueden mostrar un caso con resultados?
Conviene: Caso con datos concretos, aunque el cliente esté protegido por NDA
Alerta: Solo testimonios sin rol ni contexto
10
¿Cuánto cuesta en total y qué incluye?
Conviene: Precio por programa con IVA aparte, entregables y seguimiento claros
Alerta: Costos ocultos (material, viáticos, licencias) sin avisar
Extra: Pregunte qué pasa después. Un buen proveedor le dice cuál es el siguiente paso (automatizar, medir, escalar) y también cuándo no conviene automatizar todavía.
Cómo responde Think TIC a estas 10 preguntas
Diagnóstico sin costo y casos por rol.
Política de uso y NDA firmado.
Seguimiento a 30 y 60 días (formato presencial).
Facilitadores con perfiles públicos: Zully Velazco y Carlos Aceros.
Precio por programa desde $6.000.000 + IVA.
Pieza 6 de 6
Plan de 30-60-90 días después del taller
Días 1–30
Usar
Cada persona aplica 1 o 2 casos de su rol cada semana
Aprobar y firmar la política de uso
Medir línea base de 3 tareas
Nombrar al líder interno de gobernanza de datos
Responsable: Mando medio + líder interno de gobernanza de datos
Revisión: Sesión de seguimiento a 30 días
Días 31–60
Estandarizar
El equipo usa los mismos criterios y plantillas
Crear archivos de contexto e instrucciones compartidas
Documentar 2 procesos
Responsable: Líder interno de gobernanza de datos + equipo
Revisión: Sesión de seguimiento a 60 días
Días 61–90
Escalar
Llevar lo que funcionó a otras áreas o automatizarlo
Calcular horas recuperadas
Elegir 1 proceso para automatizar (MVP o tablero)
Plan para otras áreas
Responsable: Gerencia + mando medio
Revisión: Informe a gerencia con cifras
Señal de éxito: A los 90 días el equipo usa la IA cada semana con reglas claras, y usted puede mostrar a gerencia cuántas horas se recuperaron.
Quién hizo este kit
El equipo de Think TIC fue formador en Misión TIC 2022, el programa estatal de talento digital.
En la foto, a la izquierda
Carlos Aceros
Director de Tecnología y cofundador de Think TIC
Ingeniero de Sistemas (UIS)
Diez años en desarrollo de software, SEO y dirección de proyectos web
Desde $6.000.000 + IVA por programa para su equipo (no por persona). Agendar diagnóstico sin costo por WhatsApp o pida la propuesta en la página del kit.
